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A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z AbrechnungVorgang, bei dem durch elkato-Abrechnung die Nutzungsdaten (Buchungsdaten aus elkato-Buchung bzw. Fahrtenbücher aufbereitet und ausgewertet werden. Es werden ausgegeben (auf Drucker, als mail oder als Datei): AbrechnungszeitraumZeitraum, über den durch elkato-Abrechnung eine Abrechnung erstellt wird (z.B. ein Monat, ein Quartal). Der Abrechnungszeitraum muss immer aus ganzen Monaten bestehen. Eine Abrechnung vom 15.01. bis zum 15.02. ist also nicht möglich. Siehe Einstellungen und Zeitraum. AdministratorTeilnehmer einer CSO mit besonderen Rechten, der in elkato-Buchung Teilnehmer und Ressourcen verändern und die Buchungsdatei herunterladen kann. Siehe Administration. Eine CSO kann einen oder mehrere Administratoren in elkato-Buchung haben. AktionsprotokollImmer, wenn ein CSO-Teilnehmer in elkato-Buchung eine Buchung anlegt, ansieht, verändert oder storniert, wird diese Aktion protokolliert. Der Administrator kann später alle Aktionen in diesem Aktionsprotokoll nachverfolgen. Dies dient vor allem dazu, in Streitfällen über Buchungen im nachhinein zu klären, wer wann welche Buchung angelegt, verändert oder storniert hat. Details hierzu siehe Nachvollziehen von Teilnehmeraktionen. Ändern einer BuchungIn elkato-Buchung kann eine Buchung jederzeit wieder geändert oder ganz gelöscht qqq MOVED TO...2 (storniert) werden. Dabei ist sichergestellt, dass der CSO durch nachträglich verkürzte oder stornierte Buchungen keine Einnahmen entgehen. Jede Buchung kann
werden. Je nachdem, wie die neue Buchung im Verhältnis zur alten Buchung zeitlich gelagert ist, werden gebuchte Zeiten wieder freigegeben. Wenn die Änderung nach Beginn der Stornofrist erfolgt ist, qqq MOVED TO...1 sind diese Restzeiten kostenpflichtig. Restzeiten verbleiben daher im Buchungssystem, um bei der Abrechnung zur Verfügung zu stehen. Restzeiten blockieren jedoch keine Buchungszeit, sie können von anderen Buchungen belegt werden (siehe Beispiele). Je nachdem, wie die geänderte Buchung im Verhältnis zur alten Buchung zeitlich gelagert ist, werden gebuchte Zeiten wieder freigegeben; beim Löschen wird die ganze Zeit freigegeben. Erfolgt die Änderung nach Beginn der Stornofrist, verbleiben diese Restzeiten im Buchungssystem, um bei der Abrechnung zur Verfügung zu stehen und ggf. mit Kosten belegt zu werden. Restzeiten blockieren jedoch keine Buchungszeit, sie können von anderen Buchungen wiederbelegt werden (siehe Beispiele). Beispiele für verschiedene Arten von Änderungen (nach Beginn der Stornofrist): ————Zeitachse———>
-------- Eine Buchung wird storniert
xxxxxxxx und bleibt als Restzeit im System
-------- Eine Buchung (alte Buchungsnummer)
---- wird verkürzt (neue Buchungsnummer)
x xxx Es bleiben zwei Restzeiten übrig
-------- Eine Buchung (alte Buchungsnummer)
---------- wird verlängert (gleiche Buchungsnummer)
MOVED TO...3 qqq -------- Eine Buchung (alte Buchungsnummer)
-------- wird verschoben (neue Buchungsnummer)
xx Es bleibt eine Restzeit übrig
--- Eine Buchung (alte Buchungsnummer)
--- wird verschoben (neue Buchungsnummer)
xxx Es bleibt eine Restzeit übrig
-------- Eine Buchung (alte Buchungsnummer)
-------- wird auf eine andere Ressource umgebucht (neue Buchungsnummer)
xxxxxxxx Es bleibt eine Restzeit übrig (alte Buchungsnummer)
Die Restzeit hat immer die alte Buchungsnummer. Die geänderte Buchung erhält eine neue Buchungsnummer. Eine Restzeit kann von einem anderen Teilnehmer überbucht werden: xxxxxxxx eine Restzeit
------- Neue Buchung von einem anderen Teilnehmer
xxx der Rest der Restzeit
MOVED TO...4 qqq xxxxxxxx eine Restzeit z.B. aus einer Stornierung
----------- Neue Buchung von einem anderen Teilnehmer
keine Restzeit mehr, Stornierung kostenlos
Bei Eingabe der Buchungsnummer in die Suchfunktion von elkato-Buchung wird die Historie der betreffenden Buchung angezeigt. AufstellungEine Aufstellung ist eine sehr vereinfachte Form einer Rechnung (Versand per Post oder E-Mail) für Ressourcen ohne Preise (z.B. Dachständer) bzw. für Nutzer, die keine Rechnung erhalten (z.B. eigene CSO). Einfach nur ein Ausdruck der Abrechnungsdaten, ohne Rechnungsnummer, ohne Briefkopf. BereicheIn elkato-Buchung können gleichartige Ressourcen (z.B. Fahrzeuge Altstadt) in Bereiche zusammengefasst werden. Auf dem Bildschirm werden immer nur die Ressourcen eines Bereiches dargestellt. Damit bleibt die Darstellung auch bei 5 und mehr Ressourcen übersichtlich. Bereiche können nach Bedarf beliebig angelegt werden, z.B. Standorte (Innenstadt / Aussenraum) oder Fahrzeugklassen. BeschreibungIn elkato-Buchung kann der Bucher jeder Buchung einen beliebigen Text mit maximal 40 Zeichen hinzufügen. Die Beschreibung wird im Buchungskalender angezeigt und von elkato-Abrechnung ausgedruckt. Sie dient dazu, Buchungen für eigene Zwecke zu beschreiben ("Wertstoffhof", "Tante Frieda"), oder um anderen Teilnehmern Hinweise zu geben ("evtll. frei"). BucherTeilnehmer, der eine Buchung angelegt hat. Normalerweise bucht ein Teilnehmer für sich selbst, dann ist er zugleich Bucher und Nutzer. Es kann aber in der Konfiguration von elkato-Buchung ermöglicht werden, dass ein Teilnehmer eine Buchung für einen anderen Teilnehmer anlegt - daher die Unterscheidung zwischen Bucher und Nutzer einer Buchung. (Die Rolle eines Teilnehmers als Bucher einer Buchung ist nur für die Konfiguration der Berechtigungen und die Problembehandlung in elkato-Buchung von Bedeutung, nicht jedoch für die anderen elkato-Komponenten.) BuchführungJede, auch die kleinste CSO muss vollkommen unabhängig von der Rechtsform, alle Zahlungsvorgänge aufschreiben. Kleinere Vereine, Einzelkaufleute und GmbH's müssen zudem ihren Gewinn/Verlust in einer sog. Einnahmen-Überschuss-Rechnung darstellen. Ab einer gewissen Größenordnung, die aber nur von großen CSOs erreicht wird, ist sogar eine sog. Doppelte Buchführung mit Bilanz und GuV vorgeschrieben. Spätestens bei Erreichen der Umsatzsteuerpflicht (etwa bei vier Autos) wird der Einsatz eines Buchführungsprogrammes notwendig. Die Buchführung umfasst alle finanziellen Vorgänge in der CSO. elkato-Abrechnung enthält eine Schnittstelle zu dem Buchführungsprogramm BuchungReservierung einer Ressource für einen Teilnehmer für einen bestimmten, zusammenhängenden Zeitraum. Jede Buchung kann
Details siehe Ändern einer Buchung. BuchungsdateiVon elkato-Buchung erzeugte Text-Datei mit den Daten aller Buchungen im eingestellten Zeitraum, die heruntergeladen und zur Erstellung der Abrechnung in elkato-Abrechnung eingelesen werden kann. Die Textdatei kann auch problemlos in eine Tabellenkalkulation eingelesen werden. Details siehe BuchungsDatei. Buchungskalenderelkato-Buchung zeigt einen Kalender mit allen gebuchten Zeiten für alle Ressourcen der CSO einer Woche (Wochensicht) oder eines Tages (Tagessicht). Es gibt zwei verschiedene Optionen zur Darstellung (Text und grafisch), die Ressourcen sind in verschiedene Bereiche eingeteilt. BuchungsnummerUm Buchungen eindeutig identifizieren zu können, werden von elkato-Buchung Buchungsnummern vergeben. Bei jeder neuen Buchung und bei bestimmten Änderungen von bestehenden Buchungen wird eine neue Buchungsnummer vergeben. Die Buchungsnummer wird dazu einfach hochgezählt. Siehe auch Eingefügte Buchungen. CSOAbkürzung für Carsharing-Organisation. Eingefügte BuchungenFür die Abrechnung müssen manchmal Buchungen geteilt oder nachträglich eingefügt werden. Um Konflikte bei der Buchungsnummer (doppelte Nummern) zu vermeiden, vergibt elkato-Abrechnung für die eingefügte Buchung eine neue, negative Buchungsnummer. Dazu sucht das Programm die negativste bereits vergebene Nummer, subtrahiert 1 und nimmt diese Zahl als neue Buchungsnummer (herunterzählen); die erste eingefügte Buchung erhält die Nummer -1. An der negativen Nummer kann man erkennen, dass diese Buchung nachträglich eingefügt wurde. elkatoEin Acronym, zusammengesetzt aus den Anfangsbuchstaben von "Eine Lösung für kleine Autoteiler-Organisationen". elkato wird immer klein geschrieben. Ersetzte Buchungenqqq bleibt das drin? Wenn ein Teilnehmer eine bestehende Buchung so verändert, daß ursprünglich belegte Zeit wieder frei wird (er z.B. die Buchung verkürzt), dann bleibt die so freigewordene Zeit ggf. als gebührenpflichtige Restzeit stehen; Details hierzu siehe Ändern einer Buchung. Um diese Restzeit berechnen zu können, merkt sich elkato-Buchung den Zustand der Buchung vor ihrer Änderung und behandelt diese frühere Buchung als ersetzt. Die Buchung belegt dann keine Zeit mehr und ist im Buchungskalender nicht mehr sichtbar. Über die Buchungssuche ist sie jedoch weiterhin recherchierbar und in der Buchungs-Detailsansicht am Vermerk Buchung wurde ersetzt als solche zu erkennen. Was die Berechnung von Restzeiten und Stornogebühren angeht, werden ersetzte Buchungen genauso behandelt wie stornierte Buchungen. FahrtenbuchListe im Fahrzeug (siehe Ressource), in die die Fahrtdaten jeder Fahrt, insbesondere die gefahrenen Kilometer, handschriftlich eingetragen werden. Siehe Fahrtenbuch. FreikilometerAnzahl von Kilometern, die bei der Erstellung der Rechnung abgezogen werden. Die Eingabe der Freikilometer erfolgt für jeden Teilnehmer getrennt. Über einen Umrechnungsfaktor (Euro pro Freikilometer) werden die Freikilometer auf einen Eurobetrag umgerechnet, der von der Rechnungssumme abgezogen wird. Damit können z.B. Teilnehmer, die für die CSO Aufgaben übernommen haben, mit einem Bonus von z.B. 10 Freikilometern je Arbeitsstunde entschädigt werden. GrundgebührEin regelmäßiger Beitrag (monatlich, quartalsweise oder jährlich), der für die Leistungen der CSO (ähnlich der Bereitstellungsgebühr beim Strom) zu zahlen ist. So ein Beitrag muss auf die Rechnung, weil für ihn ggf. Umsatzsteuer abgeführt werden muss. Vergleiche Vereinsbeitrag. LangstreckentarifDamit die Kosten für lange Strecken nicht zu hoch werden, kann bei den Ressourcenkategorien in elkato-Abrechnung ein Langstreckentarif vereinbart werden. Dabei wird ab einer bestimmten Fahrtstrecke (z.B. 300km) ein reduzierter Kilometerpreis verrechnet. Siehe auch Einstellungen. Login-NameUm Zugang zu elkato-Buchung im Internet zu erhalten, müssen ein Benutzername (=Login-Name) und ein Passwort eingegeben werden. Jeder Teilnehmer hat einen anderen Login-Namen. Groß-/Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle. Umlaute und Sonderzeichen sollten möglichst vermieden werden. NachttarifManche CSOs legen für die Nachtstunden (z.B. von 22:00 bis 06:00 Uhr) reduzierte Zeitkosten fest. Nachts ist der Bedarf ohnehin gering und durch diese Regelung brauchen vor allem Nutzerinnen das Auto nicht spät nachts zurückbringen und durch die Dunkelheit nach Hause laufen. elkato-Abrechnung unterstützt diese Regelung, für jede Ressourcenkategorie lassen sich für den Nachttarif der Zeitbereich und die Zeitkosten pro Stunde einstellen. Siehe auch Einstellungen. NutzerTeilnehmer, für den eine Ressource gebucht ist, und der damit das Recht hat, diese Ressource für den Zeitraum der Buchung zu nutzen. (Vgl. Bucher.) PasswortUm Zugang zu elkato-Buchung im Internet zu erhalten, müssen der Login-Name und ein Passwort eingegeben werden. Bei der Eingabe des Passworts wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Siehe auch die Tipps für ein sicheres Passwort. RechnungAufstellung der von einem Teilnehmer in einem Abrechnungszeitraum in Anspruch genommenen Carsharing-Leistungen der CSO. Es werden die jeweiligen Einzelkosten für jede Buchung und der Gesamtbetrag aufgelistet (mit oder ohne MWSt.) Auch eine etwaige Grundgebühr ist auf der Rechung aufgeführt. Die Rechnung enthält nicht etwaige Vereinsbeiträge, Gutschriften für ausgelegte Benzinkosten, Reparaturkosten usw.). RechnungsnummerBeispiel: 06-0114-2001 RessourceRessourcen sind alle Gegenstände (Fahrzeuge, Anhänger, Dachträger, Navigationssysteme, Kindersitze usw.), die über elkato-Buchung gebucht werden können. Auch eine ÖPNV-Zeitkarte, die über elkato-Buchung gebucht werden kann, ist eine Ressource. RessourcenkategorieZusammenfassung von Ressourcen mit gleichen Merkmalen (z.B. Fahrzeuge einer Tarifklasse). Über die Zuordnung einer Ressource zu einer Ressourcenkategorie werden in elkato-Abrechnung Abrechnungsmodi und Ausdrucke gesteuert. RestzeitenWenn Buchungen nach Beginn der Stornofrist geändert oder gelöscht (storniert) werden, können Restzeiten anfallen. Das sind ursprünglich gebuchte und durch die Änderung oder Stornierung wieder freigewordene Zeiten. Restzeiten belegen die Ressource nicht. Die Restzeiten werden von elkato-Buchung berechnet, über die Buchungsdatei an elkato-Abrechnung übergeben und in der Rechnung aufgeführt. Mehr dazu unter Stornobehandlung. StornierungZurücknehmen einer Buchung, wodurch die gebuchte Ressource im gebuchten Zeitraum wieder frei wird. Siehe Ändern einer Buchung. StornofristDie Stornofrist ist eine einstellbare Zeitspanne vor Beginn einer Buchung. Bei der Änderung bzw. Löschung (stornierung) einer Buchung kann es sein, dass gebuchte Zeiten wieder freigegeben werden. Erfolgt die Änderung nach Beginn der Stornofrist, dann bleiben die freigegebenen Zeiten als kostenpflichtige Restzeiten im System, damit sie bei der Abrechnung berücksichtigt werden können. Änderungen einer Buchung vor Beginn der Stornofrist sind immer gebührenfrei (in diesem Fall werden keine Restzeiten gespeichert). Details unter Ändern einer Buchung. Die Dauer der Stornofrist legt jede CSO in der Konfiguration des Buchungssystems für sich fest (Beispiel: 12 Stunden). StornogebührenDer Begriff ist etwas missverständlich, denn Stornogebühren können bei allen Änderungen von Buchungen anfallen, die nach Beginn der Stornofrist Zeit freigeben und damit Restzeiten erzeugen. Stornogebühren sind die Zeitkosten der Restzeiten. Mit der Berechnung einer Stornogebühr ab einer gewissen Stornofrist soll erreicht werden, dass gebuchte, aber nicht benötigte Ressourcen frühzeitig für mögliche neue Buchungen freigegeben und nicht blockiert werden. Beibei ist die einzustellende Stornofrist immer ein Kompromiss zwischen Flexibilität (bei zu langer Stornofrist wird das System für die Teilnehmer zu unflexibel) und Verfügbarkeit (bei zu kurzer Stornofrist kann jeder Teilnehmer Ressourcen zu lange unbestraft blockieren). Siehe auch Ändern einer Buchung. elkato-Buchung stellt die Information über gebührenpflichtig freigegebene Buchungszeiträume in der Buchungsdatei für die Abrechnung bereit. Ob Stornogebühren dann tatsächlich berechnet werden, entscheidet sich dagegen erst bei der Abrechnung. Verwendet eine CSO nicht elkato-Abrechnung, sondern eine andere Abrechnungssoftware, so kann sie Stornierungen auch anders behandeln, z.B. mit einem Fixbetrag abrechnen. TeilnehmerRechtsperson (natürliche Person, Verein, Unternehmen o.ä.) oder Gruppe von Rechtspersonen (z.B. Haushalt), die mit der CSO einen Teilnehmervertrag (z.B. Mitglied eines Vereins) geschlossen hat. In elkato-Buchung entspricht ein Teilnehmer einem Zugangskonto mit einem Login-Namen. In elkato-Abrechnung ist jeder Teilnehmer eine Abrechnungseinheit mit eigener Kontonummer, auf die Lasten und Gutschriften dieses Teilnehmers abgerechnet werden. TeilnehmerkategorieZusammenfassung von Teilnehmern mit gleichen Merkmalen (z.B. normale Teilnehmer, Fördermitglieder im Verein). Über die Zuordnung eines Teilnehmers zu einer Teilnehmerkategorie werden in elkato-Abrechnung die Rechnungserstellung und der Ausdruck auf der Teilnehmerliste gesteuert. Obligatorisch ist eine eigene Teilnehmerkategorie für die CSO selbst. TeilnehmernummerEindeutige Nummer, mit der ein Teilnehmer in elkato identifiziert wird. Für jede Teilnehmernummer wird eine Abrechnung erstellt. In der Buchhaltung hat diese Nummer gleichzeitig die Funktion einer Kontonummer (Teilnehmerkonto, damit ist natürlich nicht die Bankverbindung gemeint). VereinsbeitragEin Vereinsbeitrag, der auch von der Steuer abgesetzt werden kann und für den keine Umsatzsteuer zu zahlen ist, gehört nicht auf die Rechnung. Er muss außerhalb von elkato-Abrechnung behandelt werden, am besten in einem Buchführungsprogramm. Vergleiche Grundgebühr. WunschautoDas Wunschauto ist eine Methode, um die Verfügbarkeit der Autos zu überprüfen. Man definiert in elkato-Buchung ein zusätzliches, real nicht vorhandenes Auto. Immer wenn einer der Teilnehmer ein gewünschtes Fahrzeug nicht bekommt, dann bucht er statt dessen das Wunschauto. Anhand der Buchungen des Wunschautos kann der Vorstand der CSO feststellen, ob Bedarf für ein zusätzliches Fahrzeug besteht oder ob nur an bestimmten Wochentagen Engpässe auftreten. ZeitkostenKosten, die für eine gebuchte Stunde einer bestimmten Ressource zu bezahlen sind. Für jede Ressourcenkategorie kann ein Zeitpreis definiert werden. Ein reduzierter Zeitpreis während der Nachtstunden wird Nachttarif genannt. Die Zeitkosten beziehen sich immer auf eine Stunde, nicht auf das Zeitraster. ZeitrasterIn elkato-Buchung kann ein Zeitraster definiert werden. Das ist die kleinste buchbare Zeiteinheit (meist 15 Minuten). |