elkato-Buchung

Eine Buchung kann verlängert, verkürzt, verschoben oder ganz gelöscht werden; außerdem kann die gebuchte Ressource geändert werden. Das führt u.U., je nachdem, wie die Startzeit und Endezeit der Buchung verändert werden, dazu, dass von der Buchungszeit am Anfang und/oder am Ende ein Teil der Zeit freigegeben wird. Diese Freigabe von gebuchter Zeit wird als Stornierung bezeichnet.

In elkato-Buchung ist eine Stornofrist (z.B. 12 Std.) einstellbar. Alle Stornierungen, die mehr als im Beispiel 12 Std. vor Beginn der Buchungszeit erfolgen, werden aus der elkato-Buchung-Datenbank gelöscht. Die Stornofrist soll dazu anhalten, ein nicht mehr benötigtes Fahrzeug rechtzeitig zu stornieren, damit es anderen Nutzern zur Verfügung steht.

Erfolgt die Stornierung innerhalb der Stornofrist vor Beginn des Buchungszeitraums, z.B. 8 Std. vor Beginn der Buchung, dann werden die stornierten Zeiten zwar in der Buchungsübersicht nicht mehr als belegt angezeigt. Sie verbleiben aber in der Datenbank und erhalten ein Stornokennzeichen. Damit können in der Abrechnung für diese freigegebenen Zeiten Zeitkosten berechnet werden.

In der Buchungsdatei sind nach der Stornofrist freigegebene Zeiten mit Stornokennzeichen markiert. Entsteht bei einer späten Änderung einer Buchung freie Zeit, dann wird diese als eigene Buchung mit Stornokennung gespeichert.

Beispiel:
1. Eine Buchung geht von 12:00 bis 22:00 Uhr. Im nebenstehenden Bild 1 stellt die dunkelblaue Linie diese Buchung dar.

2. Sie wird um 10:00 Uhr verkürzt auf 15:00 - 21:00 Uhr. Der dunkelblaue Abschnitt in Bild 2 ist die verkürzte Buchung. Die Verkürzung erfolgt nach Beginn der Stornofrist, es sind also die Zeitkosten zu bezahlen. Die hellblauen Abschnitte in Bild 2 sind die freigegebenen Zeiten (Restzeiten).

3. Um 11:00 schaut ein anderes Mitglied ins Buchungssystem und bucht das Fahrzeug für die Zeit von 13:00 bis 15:00 Uhr (roter Abschnitt in Bild 3).

4. Bild 4 zeigt die verkürzte Buchung und die Restzeiten, die letztendlich noch zu bezahlen sind.

Buchungsdatei

Was besagen nun die Stornokennzeichen in der Buchungsdatei?

• S = storniert
• E = ersetzt
• Z = Zeitkosten (voll)
• T = Teilkosten (Zeit)

Wenn eine Buchung vor der Stornofrist storniert wird, dann wird sie aus dem Buchungsprogramm gelöscht und taucht in der Abrechung nicht mehr auf. Deshalb gibt es auch keine Kennzeichnung für kostenfrei stornierte Buchungen.

Ein Stornokennzeichen bedeutet immer, dass Buchungszeit spät, also nach der Stornofrist freigegeben wurde. Praktisch vorkommen können folgende Zeichenkombinationen:

• SZ: Die Buchung ist komplett storniert worden. Kein anderes Mitglied hat in der freigegebenen Zeit das Fahrzeug gebucht, es fallen also die vollen Zeitkosten an.
• ST: Die Buchung ist komplett storniert worden. Ein anderes Mitglied hat in der freigegebenen Zeit das Fahrzeug gebucht, es fällt nur ein Teil der Zeitkosten an.
• ET: Die Buchung ist so verändert worden, dass Zeit freigegeben wurde. Dabei wurde die ursprüngliche Buchung durch zwei oder drei andere Buchungen ersetzt (siehe obiges Beispiel), deshalb der Buchstabe E für ersetzt. Es fällt ein Teil der Zeitkosten zur Bezahlung an.
• EZ: Die Buchung ist so verändert worden, dass Zeit freigegeben wurde. Kein anderes Mitglied hat in der freigegebenen Zeit das Fahrzeug gebucht, es fallen also die vollen Zeitkosten an.

elkato-Abrechnung

Das Abrechnungsprogramm berechnet für Buchungen mit Stornokennzeichen die Zeitkosten. Rechtzeitig stornierte Buchungen sind ja bereits vom Buchungsprogramm gelöscht worden. Zeiten, die von anderen Teilnehmern genutzt wurden, sind herausgerechnet.

Freigegebene, aber kostenpflichte Zeiten werden im Abrechnungsprogramm Restzeiten genannt (Spalte "R" bei Kilometer eintragen und auf den Ausdrucken).

Wer ein anderes Programm zur Abrechung benutzt, kann die stornierten Buchungen auch anders behandeln (z.B. kostenlos, Fixbetrag oder nur nachrichtlich).