Eigenschaften

elkato-Buchung: Eigenschaften

Diese Seite enthält Informationen über elkato-Buchung, die Carsharing-Organisatoren entscheiden helfen, ob es für die Bedürfnisse ihrer Carsharing-Organisation geeignet ist.

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Grundlegende Funktionen

elkato-Buchung ermöglicht den Teilnehmern einer Carsharing-Organisation, via Internet

  • die Verfügbarkeit der Fahrzeuge (oder allgemeiner: Ressourcen) zu prüfen,
  • Ressourcen für einen bestimmten Zeitraum zu reservieren (= zu buchen),
  • vorhandene Buchungen anzuzeigen und zu bearbeiten (ändern, stornieren).

Dem Carsharing-Verwalter stellt das System die gesamten Buchungsdaten (wer, wann, was, wie lange) für die Abrechnung zum Abrufen bereit. Diese Daten können dann in ein separates Abrechnungssystem importiert werden.

Vorteile / besondere Eignung

  • elkato-Buchung ist insbesondere für kleinere bis mittlere Carsharing-Organisationen ausgelegt.
  • Es bietet Mitgliedern zu jeder Tages- und Nachtzeit Zugriff auf Buchungen, ohne Kosten und Aufwand für persönliche Dienstbereitschaft (Telefonzentrale) zu verursachen.
  • Es ist von jedem Internetanschluss aus ohne weitere Vorkehrungen erreichbar, also auch von unterwegs (z.B. Internet-Café).
  • Es sammelt automatisch die Buchungsdaten für die Abrechnung; manuelles Protokollieren und Abrechnen entfällt.
  • Es ist weitgehend intuitiv bedienbar.
  • Für Gruppen, die sich an der Vaterstettener Installation des Systems beteiligen, fallen nur sehr geringe Betriebskosten an. qqq link auf Kosten
  • Der Buchungs-Administrator einer Gruppe ist nur verantwortlich für die Belange seiner eigenen Gruppe (Ressourcen, Teilnehmer, Buchungen, Abrechnung); er braucht sich nicht um den Betrieb des Systems selbst zu kümmern.
  • Spätere Funktionserweiterungen (z.B. Buchen per Mobiltelefon) sind geplant.
  • Das System läßt sich mit jedem Abrechnungssystem kombinieren, das den Import von Buchungsdaten in Dateiform erlaubt. Das Übergabeformat kann auf Wunsch individuell angepaßt werden.

Nachteile / Einschränkungen

  • elkato-Buchung ist wenig geeignet für große Carsharing-Organisationen mit mehreren hundert Nutzern und über 50 Fahrzeugen (der Buchungskalender wird dann unübersichtlich und nur noch umständlich handhabbar).
  • Telefonische Buchung ist nicht Teil des Systems. Dennoch steht es einer Carsharing-Organisation frei, selbst eine Telefonzentrale zu organisieren, die ihrerseits das Buchungssystem benutzt. Dies kann eine wechselseitige Dienstbereitschaft der Mitglieder ebenso sein wie ein externer Dienstleister (z.B. örtliche Taxizentrale).
  • Prinzipiell setzt das Benutzen des Systems einen Internetzugang voraus. Carsharing-Teilnehmer ohne Internetzugang müssen andere Stellen (andere Teilnehmer, Telefonzentrale) hierfür nutzen; dies zu organisieren ist Aufgabe der Carsharing-Organisation.
  • Per Mobiltelefon/WAP ist das System (noch) nicht benutzbar. Möglich ist dagegen der Zugriff über mobile Geräte wie PDAs oder Blackberry, wenngleich die Darstellung des Buchungskalenders dort nicht wirklich gut funktioniert; um von unterwegs aus ggf. eine Buchung zu verlängern, reicht es jedoch aus.

Nutzungsarten

elkato-Buchung ist eine Eigenentwicklung der Vaterstettener Auto-Teiler e.V. und wird derzeit auf einem Server für 17 teilnehmende Carsharing-Organisationen betrieben. Die Software selbst ist frei verfügbar (auf Anfrage). Für eine interessierte Carsharing-Organisation ergeben sich daraus zwei grundlegend verschiedene Nutzungsvarianten:

Mitbenutzung der Vaterstettener Installation

In diesem Fall wird für die Carsharing-Organisation ein separater Bereich auf dem vorhandenen Buchungsserver eingerichtet.

Vorteile:

  • Geringe Betriebskosten (durch gemeinsame Nutzung mehrerer Carsharing-Organisationen).
  • Keine Verantwortung, kein Aufwand für Systemadministration (wird von den Vaterstettener Auto-Teilern in Zusammenarbeit mit deren Webhosting-Dienstleister erledigt).
  • Hilfe bei Problemen durch Vaterstettener Systembetreuer.
  • Sofortige Teilhabe an zukünftiger Fortentwicklung/Verbesserung des Buchungssystems.

Nachteile:

  • Weiterentwicklungen des Systems nur in Absprache mit Vaterstettener Auto-Teilern.

Kostenbeteiligung:

  • Für die Mitnutzung stellen die Vaterstettener Auto-Teiler nur eine Kostenbeteiligung in Rechnung. Sie beträgt derzeit für jede teilnehmende Carsharing-Organisation 5 Euro pro Monat. außerdem ist zu Beginn einmalig eine Einrichtungsgebühr von 10 Euro pro Ressource (i.d.R. Auto) zu bezahlen.

Installation und Nutzung der Buchungssoftware auf einem eigenen Server

In diesem Fall installiert und betreibt die Carsharing-Organisation das System auf einem Server ihrer Wahl, entweder einem eigenen oder dem eines Webhosters.

Systemvoraussetzungen:

  • Apache-Webserver
  • PHP 4 oder 5
  • Möglichkeit, die HTTP-Basic-Authentication-Anmeldedaten in der PHP-Umgebung abzufragen (zu klären, wenn PHP als CGI betrieben wird)
  • MySQL
  • Shell-Zugang zum Server

Diese Nutzungsvariante kommt offensichtlich nur für Carsharing-Organisationen in Frage, die über mindestens eine Person mit Kenntnissen im Betrieb einer Web-Applikation mit Datenbank verfügen. In jedem Fall ist die nutzende Gruppe dann für die folgenden Aspekte selbst verantwortlich:

  • Betriebskosten
  • Systemadministration
  • Hilfe bei Problemen
  • Systemupgrade bei Weiterentwicklungen

Ob sich diese als Vor- oder Nachteile auswirken, hängt von den Rahmenbedingungen ab. So können z.B. die Betriebskosten ganz wegfallen, wo ein Server zur kostenlosen Mitbenutzung verfügbar ist (etwa an Hochschulen).

Entwicklungsstatus

  • bisherige Entwicklung nach eigenen Bedürfnissen
  • Erweiterungen der Funktionalität in jede Richtung grundsätzlich möglich
  • Weiterentwicklung nach Absprache

Rollen der Systembenutzer

Innerhalb einer Carsharing-Organisation, die elkato-Buchung nutzt, heben sich diese verschiedenen Benutzerrollen voneinander ab:

  • Die Teilnehmer sind die Mitglieder der CSO und benutzen das System, um sich über die Verfügbarkeit der Ressourcen zu informieren sowie einzelne Buchungen anzusehen, anzulegen und zu bearbeiten.
  • Privilegierte Bucher können Buchungen für andere Teilnehmer anlegen und bearbeiten; somit können sie Teilnehmern, die keinen eigenen Zugang zu elkato-Buchung haben, die Arbeit am System abnehmen (z.B. als Telefonzentrale bzw. -bereitschaft organisiert).

(In einer Gruppe, deren Teilnehmer alle berechtigt sind, Buchungen aller anderen Teilnehmer zu bearbeiten, erübrigt sich diese Rolle.)

  • Der Administrator
    • verwaltet die Elemente seiner Carsharing-Organisation (Bereiche, Ressourcen, Teilnehmer), d.h. richtet sie gemäß den Gebenheiten seiner Gruppe ein und hält sie aktuell
    • hilft seinen Teilnehmern bei der Benutzung des Systems, z.B. bei Unklarheiten oder vergessenem Zugangspaßwort
    • ist immer auch privilegierter Bucher, kann also in die Buchungen seiner Teilnehmer eingreifen
    • klärt auf Anfrage von Teilnehmern ("wieso ist meine Buchung verschwunden?") im Aktivitätsprotokoll das Zustandekommen der aktuellen Situation (wer hat wann was angelegt/geändert/storniert?)
    • lädt die gesammelten Buchungsdaten in Form eines Reports für die Abrechnung herunter

Im Allgemeinen außerhalb der Carsharing-Organisation steht der Systembetreuer, der

  • den nutzenden Carsharing-Organisationen gegenüber den zuverlässigen Betrieb des Systems verantwortet
  • in Absprache mit den Administratoren die SystemKonfiguration festlegt
  • die Administratoren über Neuigkeiten und Änderungen des Systems informiert
  • die Administratoren bei ihrer Arbeit unterstützt

Eigenschaften und Funktionen

Dieser Abschnitt beschreibt die Struktur und Verhaltensweisen von elkato-Buchung, insbesondere die Regelungen für das Bearbeiten von Buchungen, im Detail.

Bereiche, Ressourcen, Teilnehmer, Buchungen

Teilnehmer

Jedes Mitglied der Carsharing-Organisation wird in elkato-Buchung als Teilnehmer repräsentiert. Dem entspricht ein Zugangskonto (Account) mit Login-Namen und Paßwort. Außerdem verwaltet elkato-Buchung noch folgende Teilnehmereigenschaften:

  • Eine Beschreibung, die normalerweise den wirklichen Namen eines Teilnehmers oder - im Fall einer Familie z.B. "Familie Huber" - enthält. Sinnvoll kann hier auch die Angabe der Telefonnummer sein, um die Erreichbarkeit der Teilnehmer untereinander zu unterstützen (z.B. im Fall von Unstimmigkeiten).
  • Geplant: Der Aktivierungsstatus mit Stichdaten. So kann etwa ein Teilnehmer beim Ausscheiden aus der CSO inaktiv gesetzt werden, sodaß keine Buchungen mehr möglich sind, aber zum Zweck der Abrechnung (die ja einige Zeit später stattfinden kann) zunächst noch im System verbleiben.

Derzeit wird jeder Teilnehmer einer CSO als ein Systembenutzer abgebildet. Wenn eine CSO auch ganze Haushalte (z.B. Familien, Ehepaare) als jeweils einen Teilnehmer betrachtet, dann benutzen alle Personen einer Familie o.ä. denselben Systembenutzer (d.h. Anmeldenamen und Paßwort). Es ist stattdessen auch möglich, daß jede teilnehmende Person einen separaten Zugang bekommt und Familien abrechnungstechnisch dennoch als ein Teilnehmer gelten; in dem Fall bekommen alle Einzelpersonen eines Mitgliedshaushalts dieselbe Teilnehmersnummer.

Ressourcen

Alle Objekte, die zeitweise reservierbar (= buchbar) sind, werden in elkato-Buchung als Ressourcen dargestellt. Das sind in der Regel die Autos der Carsharing-Organisation, können jedoch auch andere "geteilte" Ressourcen sein: Anhänger, Dachgepäckträger, Schneeketten, ÖPNV-Zeitkarten usw.

elkato-Buchung verwaltet folgende Eigenschaften für Ressourcen:

  • Kurzname
  • Beschreibung (z.B. Standort)
  • Aktivierungszeitraum (geplant)

Bereiche

Alle Ressourcen einer Carsharing-Organisation sind in Bereiche gegliedert; jede Ressource gehört zu genau einem Bereich. Dies dient ausschließlich dazu, eine größere Anzahl von Ressourcen im Buchungskalender übersichtlich zu gliedern. Die Kalendersichten von elkato-Buchung (Tag, Woche) zeigen die Ressourcen jeweils nur des gewählten Bereichs.

Der Administrator kann die Zuordnung der Ressourcen zu Bereichen frei wählen. Für größere CSOs, von deren Fahrzeugen immer mehrere an einem Standort stehen, bietet sich die Abbildung dieser Standorte als Bereiche an. Eine andere sinnvolle Unterteilung wäre z.B. die in Fahrzeuge und ÖPNV-Zeitkarten (so vorhanden).

Für kleine CSOs mit höchstens fünf Ressourcen ist eine Unterteilung in Bereiche generell nicht nötig, weil der Buchungskalender diese Anzahl noch übersichtlich darstellen kann. Dennoch muß mindestens ein einziger Bereich angelegt werden, der dann alle vorhandenen Ressourcen enthält.

Buchungen

Eine Buchung ist eine Reservierung einer Ressource für einen Nutzer über einen bestimmten Zeitraum. elkato-Buchung verwaltet für Buchungen folgende Eigenschaften:

  • gebuchte Ressource
  • Nutzer (= Teilnehmer, für den reserviert ist)
  • Beginn und Ende (Datum und Zeit)
  • Bucher (= Teilnehmer, der die Buchung angelegt oder zuletzt bearbeitet hat; in der Regel identisch mit dem Nutzer)
  • Kommentar

Der Kommentar kann vom Bucher frei formuliert werden (Maximallänge 40 Zeichen) und ist dann im Buchungskalender für alle Teilnehmer sichtbar. Der Nutzer kann dadurch anderen Mitgliedern kurze Hinweise zur Buchung geben (z.B. "bei Regen frei", "evtl. früher zurück"), was - sinnvoll angewendet - die Koordination der gemeinsamen Nutzung verbessern kann. Außerdem wird der Kommentar in der Buchungsauflistung der Abrechnung wieder angegeben; dadurch dient er dem einzelnen Nutzer als Gedächtnishilfe, welche Bedeutung die jeweiligen Buchungen für ihn hatten.

Buchungs- und Stornoregeln

Buchungsregeln

  • Eine Ressource kann zu jedem Zeitpunkt mit maximal einer Buchung belegt sein (keine überlappenden Buchungen).
  • Buchungen liegen in einem fixen Zeitraster von 15 oder 30 Minuten.
  • Wenn mehrere Teilnehmer eine Ressource für überlappende Zeiträume buchen wollen, dann "gewinnt" der zuerst Buchende; der zweite kann seine Buchung dann nicht mehr anlegen.
  • Es kann beliebig weit im voraus gebucht werden.
  • Es kann eine Maximaldauer für einzelne Buchungen festgelegt werden (Beispiel: 4 Tage). Der Administrator darf dieses Limit überschreiten, um z.B. längere Reparaturen oder sonstige Ausfälle als Buchung abzubilden.
  • Buchungen und Buchungsänderungen in die Vergangenheit sind ebenfalls möglich, etwa um nach verspätetem Zurückkommen die gebuchte Zeit an die tatsächliche, längere Nutzungszeit anzupassen.

Regeln für Buchungsänderung und Stornierung

  • Eine Buchung kann zu jeder Zeit geändert oder storniert werden. Als Änderungen in diesem Sinne zählen:
    • verlängern, verkürzen, verschieben
    • übertragen auf anderen Nutzer
    • ändern des Kommentars
    • übertragen auf andere Ressource (besondere Gebührenregelung - Link hierzu!!! qqq)
  • Das Verkürzen, Verschieben oder Stornieren einer Buchung kann Stornogebühren für den Nutzer dieser Buchung hervorrufen. Darüber entscheidet die für die CSO festgelegte Stornofrist (Beispiel: 12 Stunden vor Beginn der Buchung).
    • Eine Änderung/Stornierung ist gebührenfrei, wenn sie vor Beginn der Stornofrist der Buchung erfolgt.
    • Andernfalls, d.h. wenn die Änderung/Stornierung "kurzfristig" erfolgt, werden dem Nutzer Zeitgebühren für die durch die Aktion freiwerdenden Zeitabschnitte als Stornogebühren berechnet. Im Fall einer Stornierung ist dies stets die gesamte Dauer der Buchung; im Fall einer Verkürzung oder Verschiebung sind es diejenigen Zeitabschnitte der ursprünglichen Buchung, die nicht durch die geänderte Buchung überdeckt werden.
  • Die Stornogebühr entfällt, wenn ein durch Änderung/Storno freigewordener Zeitabschnitt durch eine später angelegte Buchung (irgendeines Nutzers) wiederbelegt wird. Dies kann den Zeitabschnitt ganz oder teilweise betreffen. (Das Verkürzen oder Verschieben einer Buchung hat daher denselben Effekt wie das Stornieren der Buchung und Neuanlegen mit den geänderten Zeiten.)
  • Buchungsänderungen, die den Buchungszeitraum nicht verändern (Änderung des Kommentars, übertragen auf anderen Nutzer), erzeugen generell keine Stornogebühren.

Eine Ausnahme ist das Übertragen auf eine andere Ressource: Hierbei wird die ursprüngliche Buchung so behandelt, als wäre sie storniert worden (weil der reservierte Zeitabschnitt der zuvor gebuchten Ressource komplett wieder frei wird), d.h. es fallen gemäß den o.a. Regeln Stornogebühren an.

Es bleibt der CSO überlassen, ob sie ihren Nutzern die ermittelten Stornogebühren tatsächlich berechnet oder nicht; elkato-Buchung liefert lediglich die zugrundeliegende Auswertung der Buchungsdaten.

Teilnehmerrechte

Generell können alle Teilnehmer

  • Buchungen für sich selbst anlegen,
  • eigene Buchungen ändern und stornieren,
  • alle Informationen über alle Buchungen einsehen (auch die Kommentare zu Buchungen anderer Teilnehmer).

Darüberhinaus können Teilnehmer - je nach den Regeln der CSO - dazu berechtigt werden, Buchungen für andere Teilnehmer anzulegen sowie Buchungen anderer Teilnehmer zu ändern oder zu stornieren. (Diese Rechte können etwa in einer CSO nötig sein, deren Mitglieder nicht alle mit Internetzugang ausgestattet sind; dort kann dann ein Teilnehmer auf telefonische Anfrage hin eine Buchung für einen anderen Teilnehmer anlegen oder bearbeiten.)

Dieses Recht zur Bearbeitung von Buchungen anderer Teilnehmer kann auf eine kleine Zahl von Teilnehmern beschränkt werden (privilegierte Bucher), z.B. wenn es in der CSO einen kleinen, festen Kreis von Mitgliedern gibt, die die Aufgabe einer telefonischen "Buchungszentrale" übernehmen.

Konfigurierbare Eigenschaften

Selbstverständlich lassen sich die o.a. Elemente einer Carsharing-Organisation, also Ressourcen, Teilnehmer und ggf. Bereiche, in elkato-Buchung abbilden; dies zu pflegen ist Aufgabe des Administrators.

Darüberhinaus lassen sich viele Einzelheiten des Systemverhaltens an die Regelungen der CSO anpassen. Im einzelnen sind dies:

  • Kürzel der CSO: Dient der eindeutigen Unterscheidung der teilnehmenden CSOs untereinander (Beispiel: VAT für Vaterstettener Auto-Teiler).
  • Rollen von Teilnehmern
    • Administrator(en): Teilnehmer mit Adminstratorrechten (= Anlegen/Ändern/Löschen von Bereichen, Ressourcen und Teilnehmern, Abfrage und Speichern der Buchungsdatei und des Aktionsprotokolls)
    • Privilegierte Bucher: Teilnehmer mit unbeschränkten Buchungs-, Änderungs- und Stornierungsrechten.
  • Gestaltung der Buchungsseiten:
    • CSO-Logo oder -Emblem
    • CSO-Name
    • Link auf CSO-Homepage
  • Buchungsregeln:
    • Zeitraster: Kleinstes buchbares Zeitintervall; möglich sind 15 oder 30 Minuten. Es gibt keine Mindest-Buchungsdauer.
    • Maximale Buchungsdauer: Begrenzt die Dauer einer Buchung auf eine maximale Stundenzahl.
    • Stornofrist: Zeitspanne vor Beginn einer Buchung, bis zu der ein gebührenfreies Storno möglich ist, z.B. 12 Stunden.
    • Bestätigungsabfrage bei Buchung ohne Warnung: Soll beim Anlegen/Ändern/Stornieren von Buchungen eine Bestätigungsabfrage erfolgen? (Ja/Nein)
    • Warnung bei Buchung zu weit im voraus: Bei Buchung weit in der Zukunft erfolgt eine Warnung (à la "Sind Sie sicher, daß Sie das wollen ...?"). Eingaben der Zeitspanne in Tagen.
  • Rechte von Teilnehmern, insbesondere an Buchungen anderer Teilnehmer:
    • Buchungen anlegen erlaubt: Für wen darf ein Teilnehmer Buchungen anlegen? Mögliche Werte: (1) nur für sich selbst, (2) auch für alle anderen Teilnehmer.
    • Buchungen ändern erlaubt: Wessen Buchungen darf ein Teilnehmer ändern? (1) nur die eigenen, (2) auch die von ihm für andere Teilnehmer gebuchten, (3) alle Buchungen.
    • Buchungen stornieren erlaubt: Wessen Buchungen darf ein Teilnehmer stornieren? (1) nur die eigenen, (2) auch die von ihm für andere Teilnehmer gebuchten, (3) alle Buchungen.
  • Quernutzung erlaubt für CSOs: Kürzel anderer CSOs, mit denen eine Quernutzung vereinbart wurde. Damit können auch deren Ressourcen selbständig gebucht werden.
  • Administrative Handhabung:
    • Format des Abrechnungsreports (CSV, XML, ...)
    • bevorzugtes Abrechnungsintervall (Quartal, Monat, ...)

Diese Variablen werden nicht vom Administrator der CSO selbst verwaltet; eine Änderung erfolgt in Absprache mit dem Systembetreuer.