Zweck

Hier werden die Kilometerdaten aus dem Fahrtenbuch eingetippt. Die Buchungen aus dem Buchungssystem mit Datum und Uhrzeit werden abgeglichen mit den Einträgen aus dem Fahrtenbuch. Fehler bei der Buchung oder bei der Nutzung können hier korrigiert werden. Dazu können Buchungen eingefügt werden, es kann sortiert werden und es gibt eine Prüffunktion. Ein Logbuch protokolliert alle Änderungen.

Betriebsarten

Es gibt zwei Betriebsarten für dieses Fenster. Wenn das Fahrtenbuch eine Spalte mit den gefahrenen Kilometern hat, dann können diese eingegeben werden (grüne Spalte). Das ist weniger Tipparbeit, als die Endkilometerstände. Dazu muss bei Einstellungen dieser Modus eingestellt werden. Stehen keine gefahrenen Kilometer zur Verfügung, dann müssen die Endkilometerstände eingegeben werden (grüne Spalte).

• Wenn die gefahrenen Kilometer eingegeben werden, dann brauchen nur diese eingegeben zu werden. Die Anfangs- und End-Kilometerstände werden daraus automatisch berechnet (Schaltfläche Berechnen über der Spalte BisKm). Natürlich werden dabei Fehler auftreten, man muss immer wieder die Kilometerstände vergleichen, aber unterm Strich ist es weniger Arbeit.
• Wenn die Endkilometerstände (BisKm) eingegeben werden, dann werden daraus die Spalten VonKm und Km berechnet. Die Km-Spalte ist zwar im Fahrtenbuch nicht vorhanden, kann also nicht überprüft werden, ist aber dennoch sinnvoll. Negative Werte oder unplausible Werte sind so leichter erkennbar.

Eingaben

Eingaben werden mit der Eingabetaste (ENTER) abgeschlossen. Die Tabelle ist so eingestellt, dass die Eingabemarke dabei nicht ins benachbarte Feld, sondern eine Zeile tiefer rückt.

Stornierte Buchungen werden bei der Eingabe automatisch übersprungen, damit dort nicht versehentlich Kilometerangaben eingegeben werden können.

Die Schaltfläche "N" öffnet eine Liste der Nutzer, die diesem Teilnehmer zugeordnet sind. Falls ein Fahrer im Fahrtenbuch seinen eigenen Namen einträgt, statt den des Teilnehmers auf den die Buchung angelegt wurde, dann kann man den Namen in der Nutzerliste finden.

Berechnen

Ist das Feld VonKm der ersten Zeile leer, dann holt sich das Programm aus der letzten Buchung vor diesem Abrechnungszeitraum den Wert für die BisKm. Dieser Wert wird in die VonKm der ersten Buchung eingetragen (erste Zeile). Sind keine älteren Buchungen vorhanden, dann muss dieser Wert im nebenstehenden Fenster von Hand eingegeben werden.

• Wenn die gefahrenen Kilometer eingegeben werden, dann beginnt diese Funktion in der ersten Zeile (Buchung) des Abrechnungszeitraums und berechnet aus VonKm und Km die BisKm. Dann werden diese BisKm in das Feld VonKm der nächsten Zeile kopiert. Aus den VonKm und den Km werden die BisKm berechnet. Diese werden dann wiederum für die VonKm der nächsten Zeile benutzt. Und so weiter bis zur letzten Buchung des Abrechnungszeitraums. Sind irgendwo keine Km eingetragen, dann wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
• Wenn die Endkilometerstände (BisKm) eingegeben werden, dann werden in der ersten Zeile (Buchung) des Abrechnungszeitraums aus VonKm und BisKm die Km berechnet. Die BisKm werden in das Feld VonKm der nächsten Zeile kopiert. Dann werden wieder die Km berechnet und die BisKm für die nachfolgende Zeile verwendet. Und so weiter bis zur letzten Buchung des Abrechnungszeitraums. Sind irgendwo keine BisKm eingetragen, dann wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

Jetzt sind alle Kilometerdaten ausgefüllt und die Abrechnung kann berechnet werden. Aber es sind höchstwahrscheinlich noch Fehler enthalten. Diese zu finden, hilft die Funktion Prüfen.

Prüfen

Diese Funktion arbeitet alle Buchungen des Abrechnungszeitraums durch und führt folgende Überprüfungen durch:

1. Sind alle Felder in den drei Kilometer-Spalten ausgefüllt?
2. Sind in den Kilometer-Spalten negative Werte enthalten?
3. Stimmt die Rechnung BisKm - VonKm = Km?
4. Sind bei stornierten Buchungen Kilometer eingetragen?
5. Beginnt und endet die Buchung auf Viertelstunden-Grenzen?
6. Ist das Feld BisKm einer Buchung gleich dem Feld VonKm der nächsten Buchung?
7. Überlappen sich benachbarte Buchungen zeitlich?

Wird ein Fehler gefunden, dann springt die Einfügemarke automatisch in die Zeile mit dem Fehler.

Buchung einfügen

Für die Abrechnung müssen manchmal Buchungen geteilt oder nachträglich eingefügt werden. Um Konflikte bei der Buchungsnummer (doppelte Nummern) zu vermeiden, vergibt elkato-Abrechnung für die eingefügte Buchung eine neue, negative Buchungsnummer. Dazu sucht das Programm die negativste bereits vergebene Nummer, subtrahiert 1 und nimmt diese Zahl als neue Buchungsnummer (herunterzählen); die erste eingefügte Buchung erhält die Nummer -1. An der negativen Nummer kann man erkennen, dass diese Buchung nachträglich eingefügt wurde.

Man positioniert die Einfügemarke in demjenigen Datensatz (Zeile) nach dem die Buchung eingefügt werden soll. Dann klickt man auf die Schaltfläche "Buchung einfügen nach der aktuellen Buchung". Die eingefügte Buchung muss nun noch ausgefüllt werden. Als Buchungsnummer wird eine negative Zahl verwendet, damit keine bereits vorhandene Buchungsnummer verwendet wird. Ins Feld "Beschreibung" wird eine Markierung eingetragen, die diese Buchung als eingefügte Buchung kennzeichnet.

Die eingefügte Buchung endet absichtlich nicht auf Viertelstundengrenzen, die Funktion Prüfen findet diese Buchung dann als fehlerhaft, man kann also nicht vergessen, die Felder korrekt auszufüllen.

Sortieren

Manchmal muss eine Buchung zeitlich verschoben werden, zum Beispiel, wenn ein Teilnehmer einen Tag früher gefahren ist, als er gebucht hat. In diesem Fall stimmt dann die Reihenfolge der Buchungen nicht mehr. Mit der Schaltfläche "Sortieren" können die Buchungen zeitlich sortiert werden.

Buchung löschen

Wenn eine Buchung gelöscht werden muss, dann markiert man die komplette Buchung durch Anklicken in der grauen Spalte ganz links. Dann einfach auf der Tastatur die Taste "Entf" drücken.

Angezeigte Buchungen

Im Kopf des Fenster gibt es drei Schaltflächen

• Alle
• Mit km
• Ohne km

Damit kann ausgewählt werden, welche Buchungen angezeigt werden. So findet man z.B. alle Buchungen, bei denen das Fahrzeug nicht genutzt wurde.

Am Ende wieder "Alle" wählen, damit die Funktionen Einfügen, Sortieren, Berechnen und Prüfen wieder entsperrt werden.

Logbuch

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Alle Änderungen an den Buchungen, die manuell oder von den Funktionen innerhalb des Fensters "Kilometer eintragen" vorgenommen werden, werden in einem Logbuch mitprotokolliert. Man kann den ursprünglichen Inhalt einer Buchung rekonstruieren und man kann nachvollziehen, welche Änderungen nacheinander vorgenommen wurden.

Dazu wird immer zuerst der bisherige Stand der Zeile komplett ins Logbuch eingetragen. Diese Zeilen sind daran erkennbar, dass der Datensatz komplett ist und in der Spalte Datum keinen Eintrag hat.

Dann werden die Änderungen an dieser Zeile der Reihe nach eingetragen. Dabei wird nur das geänderte Feld eingetragen, damit sofort erkennbar, was genau geändert wurde. Wird ein Feldinhalt gelöscht, dann werden einige Minuszeichen eingetragen.

Wenn die Funktion "Berechnen" das erste Mal durchläuft, dann werden sehr viele Änderungen vorgenommen. Deshalb werden Anfang und Ende dieser Funktion im Logbuch mit einer extra Zeile gekennzeichnet und zwar mit -----[Berechnen]----- bzw. -----[Berechnen Ende]----- im Bemerkungsfeld.

Ganz oben rechts im Fenster Logbuch gibt es die Möglichkeit, den Inhalt des Logbuchs zu löschen.